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안녕하세요. 예리아빠입니다. 

어제는 예약된 흐름을 통하여 반복 메일 발송하는 흐름을 만들어 보왔습니다. 반복적으로 업무를 수행하는 일이라면 예약된 흐름을 클릭하셔서 자동으로 수행할 수 있다는 것을 배웠습니다. 

오늘은 스마트폰에서 단추 한번 실행해서 메일 발송하는 방법에 대해 살펴보겠습니다. 

외근이나 출장을 가는 경우, 팀원이나 팀장에게 간단히 메일을 발송하게 됩니다. 이럴 경우, Outlook 을 실행하고 새메일을 열어서 수신자에 팀장이름을 넣고 메일 제목을 작성 그리고 내용에 간단하지만 행선지까지 작성하는 것이 번거로울 수 있습니다. 

이런 작업도 사전에 Power Automate 로 간단히 클릭 한번으로 해결할 수 있습니다. 

인스턴트 흐름 만들기

1. Power Automate 에 접속합니다. 

2. 왼쪽 메뉴 + 만들기를 선택하고 인스턴트 흐름을 클릭합니다. 

3. 인스턴트 흐름 작성에서 흐름 이름(여기서는 외근 메일 발송)을 작성하고 수동으로 Flow 트리거를 선택합니다. 

4. 흐름 편집에서 수동으로 Flow 트리거의 + 입력추가를 클릭하면 아래와 같이 사용자 입력 종류를 선택할 수 있습니다. 여기서는 외근 장소를 입력하기 위해서 텍스트를 선택합니다. 

5. 외근 장소를 입력하고 메뉴를 눌러서 텍스트 입력을 드롭 다운 목록을 선택할지, 다중 선택을 지원할 지 등을 선택할 수 있습니다. 외근 장소는 다중으로선택할 수 없기에 첫번째 드롭다운 목록 추가를 선택하였습니다. 

그러면 아래와 같이 하단에 입력 가능한 옵션의 드롭 다운 목록이 나타나고 저는 여기에 자주 방문하는 외근 방문지 인 한국수력원자력, 남동발전, 한국전력을 입력하였습니다.  그리고 +새 단계를 클릭합니다. 

6. 이제 여러번 반복하셔서 익숙하시겠지만, Office 365 Outlook 메일을 선택하시고 메일 보내기(v2)를 선택하시면 됩니다. (이건 Day-6 에서 했던 것이므로 스킵)

7. 외근 보낼 메일 제목과 보낼 내용에 적당히 작성하고 저장을 누르면 됩니다. 동적 콘텐츠를 통해 아까 작성한외근 장소를 자동으로 호출해서 메일 제목 또는 본문에 입력할 수 있습니다.  그리고 받는 사람은 작성해주셔야 합니다. 팀장 또는 팀원도 가능하고 부서원 전체로도 가능합니다. 

8. 이제 스마트폰의 Power Automate 앱에서 직접 실행해 봅시다. 하단 메뉴의 단추 버튼을 실행하면 아래 그림 처럼 외근 메일 발송이 새로 생긴 것이 보일 겁니다. 

9. 버튼을 클릭하면 굉장히 간단한 화면이 나타납니다. 외근 장소를 클릭하면 아래 처럼 아까 입력한 3곳의 외근 장소가 나타납니다. 외근 장소를 한 곳 선택하고 확인을 누르고 완료 버튼을 발송하면 끝입니다. 

오늘로 일주일 동안 간단히 Power Automate 에 대해 살펴보왔습니다. Power Automate 를 활용해서 여러분이 좀 더 쉽고 편리하게 회사 생활을 하셨으면 합니다. 반복적이고 단순한 업무들은 이제 Power Automate 에 맡기고 좀 더 창의적이고 흥미로운 일들을 시작해볼까요~ 

안녕하세요. 예리아빠입니다. 

매일이나 매주 또는 월간 단위 반복적 업무를 하지 않으시나요? 예를 들면, 저는 매주 화요일 TF 팀원분들에게 주간회의 업데이트 안내 메일을 보냅니다. 보통 아웃룩 일정에 등록하고 때가 되면 메일을 보내기는 하는데, 가끔 회의 중으로 바쁘거나 연차인 경우에는 깜빡 깜빡 하더라구요~ 

그래서 오늘은 Power Automate 를 활용하여 반복 메일 보내는 방법을 살펴보겠습니다. 

예약된 흐름 만들기

1. Power Automate 에 접속합니다.

2. 왼쪽 메뉴의 +만들기를 클릭하고 예약된 흐름을 클릭합니다. 

3. 예약된 흐름 빌드가 나타나고 여기에 흐름 이름, 흐름을 시작하는 실행 시간, 반복 기간, 요일을 선택하고 만들기를 클릭합니다. 여기에서는 흐름 이름을 주간회의 작성 요청 메일이라고 작성하고 시작은 6월 16일 오전 10시, 매주, 화요일로 설정했습니다. 

4. 흐름 편집화면에서 새단계를 클릭하여 작업 선택에서 Office 365 Outlook 을 선택합니다. 여기에서 살펴보면 메일 발송 뿐만 아니라 Microsof Teams 를 통해 채널 메세지 게시도 가능합니다. 

5. 우리는 메일을 보낼 것이므로 전자 메일 보내기(V2)를 클릭합니다. 

6. 메일 보내기 흐름에서 받는 사람에 부서명을 작성해주시거나 또는 이름을 추가하셔도 됩니다. 제목과 본문을 작성해주시고 저장하면 됩니다. (저는 받는 사람에 [Teams] DHI O365 TFT 라고 작성했습니다)

어떠세요? 쉽지 않나요? 이제 반복적으로 메일 보내거나 채널에 동일한 게시글을 올리신다면 이번 반복 흐름을 만들어서 미리 만들어 놓을 수 있습니다.  

안녕하세요. 

어제 협력업체에서 제 OneDrive 로 파일을 업로드하고 업로드한 파일은 제가 속한 팀즈의 특정 폴더로 자동으로 복사하는 흐름을 만들었습니다. 협력업체가 파일을 업로드하고 나서 저에게 메일로 알려주면 좋지만 때때로 지나치기도 하죠~ 이럴때 저에게 푸쉬알람이 오면 좋겠죠? 

오늘은 푸쉬 알람 설정을 살펴보겠습니다. 이건 스마트폰에 푸쉬 알람이 오는 것이므로 언제든지 확인할 수 있습니다. 자~ 이제 만들어볼까요~

푸쉬 알림 흐름 만들기

어제 만든 흐름에 들어가서 + 새 단계를 클릭합니다. 

작업 선택 창이 나오고 Notification 을 클릭합니다. 

두가지 선택 옵션이 나오는데 오늘은 Send me an mobile notification을 클릭합니다. 

다음은 푸쉬알람 메세지를 표시하는 부분입니다. 저는 Name 을 선택하고  Text 칸에 팀즈 산출물 폴더에 'Name' 가 추가 되었습니다. 라고 작성하였습니다. 

저장하면 끝입니다. 간단하죠~ 이제 실제로 OneDrive 폴더에 파일을 업로드하고 테스트해보시죠~ 

OneDrive 에 파일이 업로드 되면 스마트폰에 아래와 같이 알람이 뜹니다. 

그리고 푸쉬 알람을 클릭하면 아래 처럼 피드에 파일이 추가되었다는게 보입니다. 

오늘은 푸쉬 알람을 설정해봤습니다. 내일은 반복 메일을 보내는 방법을 살펴보겠습니다. 

안녕하세요. 예리아빠입니다. 

많은 직원분들이 스토리지 저장소 간에 파일 복사하는 작업을 수행합니다. 예를 들면, 협력 업체에서 산출물을 제 OneDrive 에 저장하면 저는 그 파일을 저희 팀 팀즈의 산출물 폴더로 복사하는 작업입니다. 매번 협력업체가 파일 업로드했다고 연락하면 단순 반복 업무를 수행하고 있는데, 이러한 반복작업을 Power Automate 를 사용하면 자동으로 수행됩니다. 

오늘 학습할 부분은 OneDrive 파일을 Teams 로 복사하는 것입니다. 우선 이 작업을 하려면 OneDrive와 Teams (SharePoint online)에 모두 접속 권한이 있어야 합니다. 

* 참고사항
SharePoint Online은 Teams 의 문서 저장소 역할을 하는 부분입니다.  Teams의 파일탭에서 "SharePoint Online에서 열기"를 클릭하면 SharePoint Online 웹페이지가 보입니다. 

파일을 복사하는 흐름 만들기

1. Power Automate 에 로그인하고 + 만들기를 누르고 자동화된 흐름을 클릭합니다. 

2. OneDrive 에 파일이 만들어지는 경우이므로 "파일이 만들어진 경우 비즈니스용 OneDrive" 를 클릭하고 만들기를 클릭합니다. 

3. 파일이 만들어지 경우에서 폴더를 클릭하여 내 OneDrive 의 특정 폴더(여기서는 협력업체 산출물)를 크릭합니다.  

4. 새 단계를 클릭하여 SharePoint 를 선택합니다. 

5. SharePoint 를 선택하면 여러가지 동작이 표시되는데, OneDrive 파일이 SharePoint 파일이 만들어지는 것이므로 파일 만들기를 선택하면 됩니다. 

6. 다음은 파일 만들어지는 SharePoint Online을 선택해야 합니다. 저는 [Teams] DHI O365 TFT 를 선택하였고 

그리고 아래 보시는 것 처럼 Shared Dcoument 밑에 사용자 변화관리 폴더 그리고 산출물 폴더를 지정하면 됩니다. (팀즈의 채널이 생성되면 동일한 명칭의 폴더가 만들어지는 데, 그 폴더들은 Shared Document 에 있습니다)

이제 파일 이름을 만들어야 하는데 이것은 OneDrive 파일 이름과 동일하므로 파일 이름을 클릭합니다. 그리고 파일 콘텐츠 필드도 동일한 파일 콘텐츠를 클릭하면 됩니다.  

자 이렇게 하면 협럭업체 산출물 폴더에 신규 파일이 추가되면 해당 파일이 내 Teams 에도 동일하게 복사됩니다.  오늘은 여기까지 살펴봤습니다. 

오늘은 Power Automate 앱에 대해서 살펴보겠습니다. 

우선 구글 PlayStore 나 아이폰 AppStore에서 Power Automate 앱을 다운로드 받아 설치합니다. 

앱을 설치하고 나서 로그인합니다. 

로그인하고나서 먼저 살펴볼 곳은 하단의 활동을 클릭하면 피드가 보입니다. 피드를 통해서 흐름의 상태를 확인할 수 있습니다.  아래 보시면 오늘 "비즈니스용 OneDrive 에 Office 365 전자 메일 첨부 파일 저장"이 12번 정상적으로 작동되었다는 것을 확인할 수 있습니다. 

PC 웹브라우저에서보는 것 만큼 상세하지는 않지만 좀 더 상세하게 확인할수 있으며 흐름의 성공과 실패를 빠르게 확인하기 좋습니다. 특히 실패한 경우에는 어느 단계에서 실패했는지 확인 할 수 있습니다. 

단추 흐름 시작하기

오늘 살펴볼 것은 단추 흐름입니다. 예를 들어 팀장에게 오늘 연차 휴가 이메일을 전송하는 단추를 만들거나 팀즈 채널에 외근 중이라고 게시물을 작성하는 단추를 만들 수 있습니다. 직접 이메일이나 팀즈에 접속하지 않아도 단추를 눌러서 간단히 메일을 발송하거나 팀즈 게시물을 작성하는 것이 가능합니다. 

단추 사용하는 방법은 우선 템플릿을 통해 간단히 살펴보기로 합시다. 

1. 하단 메뉴의 찾아보기를 선택합니다. 

2. 찾아보기에서 "10분 후에 나에게 미리 알림 보내기"를 입력하여 템플릿을 사용합니다. 
   (사실 해당 템플릿은 맨 앞에 보여서 검색이 필요 없음)

3. 흐름 만들기에서 "이 템플릿 사용"을 클릭합니다. 

4. "만들기"를 선택합니다. 

5. 완료를 클릭하면 끝입니다.

6.  단추로 이동하면 "10분 후에 나에게 미리 알람 보내기" 단추가 생성되었습니다. 

템플릿을 활용하면 쉽게 단추를 추가할 수 있습니다. 

오늘은 단추를 활용하여 그동안 여러번 반복적으로 할 일을 간단하게 클릭하여 단순화 할 수 있다는 것을 살펴보왔습니다.  내일은 Power Automate 을 활용한 스트로지 간 파일 복사 자동화를 살펴보겠습니다. 

안녕하세요. 예리아빠입니다.

지난번은 Power Automate 의 기본적인 소개와 어떤 업무를 할 수 있는지 살펴봤습니다. 오늘은 실제로 간단한 Power Automate 를 작성해보겠습니다. 

첫번째 예제로 만드는 자동화는 이메일로 받는 첨부 파일을 OneDrive 특정 폴더에 저장하는 자동화입니다. 보통 이메일  받은 첨부 파일은 나중에 작성하거나 다른 이메일에 첨부하기 위해서 PC나 OneDrive 폴더에 저장하는 작업을 반복 하게 됩니다. 이런 번거로움을 줄이기 위해 모든 이메일 첨부 파일을 OneDrive 계정의 폴더에 자동 저장하여 업무 시간을 절약합니다.

템플릿 활용하기

업무 흐름을 직접 만드는 것 보다는 기존 잘 구성된 템플릿을 활용하는 것이 효과적입니다.

우선 Power Automate 홈페이지 (https://us.flow.microsoft.com/ko-kr) 에 접속하고 왼쪽 메뉴의 템플릿을 클릭합니다.

첫번째 보이는 "비즈니스용 OneDrive에 Office 365 전자 메일 첨부 파일 저장"을 클릭합니다.

흐름 만들기

"비즈니스용 OneDrive에 Office 365 전자 메일 첨부 파일 저장"은  굉장이 많이 활용되는 템플릿 중 하나이며 여러분이 개발자처럼 코드를 직접 작성할 필요가 없습니다.  클릭하면 아래와 같이 그래픽으로 템플릿의 용도와 작동 방식이 설명되어 있고 각 어플리케이션의 권한을 다시 한번 체크하게 됩니다. 정상적으로 권한이 갖고 있다면 흐름 만들기를 클릭하면 됩니다. 

이제 다음 페이지에서 흐름 만들기를 하고 나면 아래와 같이 자동으로 흐름이 만들어 졌습니다.  설명을 읽어 보면 Office 365 받은 편지함으로 전송된 모든 첨부 파일은 Flow 의 전자 메일 첨부 파일이라는 폴더로 저장됩니다. 라는 내용을 확인할 수 있습니다. 

상단바의 편집을 클릭하여 흐름에 대하여 좀 더 자세하게 살펴볼 수 있습니다. 

아래 그럼처럼 Outlook 에서 새로운 메일을 받으면 메일의 각 첨부 파일(Attachment) 에 대해 적용이 진행된다는 것을 보실 수 있습니다. 

이제 실제 메일을 보내어서 정상적으로 작동되는 지 살펴봅시다. 본인이 본인 자신에게 메일을 보내거나 또는 옆 동료에게 첨부 파일을 포함해서 메일을 보내달라고 해주세요~  메일을 보내고 났으면 왼쪽 메뉴의 내흐름을 클릭하시고 오늘 만든 비즈니스용 OneDrive에 Office 365 전자 메일 첨부.. .. 을 클릭해보세요

하단의 실행 기록을 살펴보시면 성공이 보이시나요? 그러면 정상적으로 자동화가 작동된 것입니다. 

그럼 OneDrive 파일에 어디에 저장되어 있을까요? OneDrive 에 가보면 "Email attachments from Flow" 라는 폴더가 생성되었고 해당폴더를 클릭하면 이메일 첨부 파일이 보입니다. 

이제 첫번째 자동화를 완성했습니다. 여기서 간단히 Power Automate 의 중요 개념을 확인해볼께요.

Power Automate의 중요 개념

자동화를 작성할 때 아래 내용을 기억하세요

• 모든 흐름에는 "트리거"와 하나 이상의 "작업"이라는 두 개의 부분이 있습니다. 

• 트리거는 자동화의 시작 작업을 생각하시면 됩니다. 아까 만들었든 자동화에서는 받은 편지함의 첨부파일이 있는 것이 트리거로 작동한 것입니다. 

• 작업은 트리거가 시작하고 나서 이후 발생하는 동작업니다. 아까 만들었던 자동화에서는 OneDrive에 새파일을 만드는 작업이 수행되었습니다. 작업 방식은 여러분의 필요에 따라 메일을 보낼 수 있고 엑셀에 기록도 할 수 있습니다. 

오늘은 Power Automate 의 템플릿을 활용해서 간단히 자동화를 만들었습니다. 다음 시간에는 Power Automate 의 스마트폰에서 Power Automate 를 살펴보겠습니다. 

본 블로그는 Power Automate 를 처음 만나는 사용자를 위해 작성하였습니다. 이미 Power Automate 를 잘 알고 계시다면 개념을 다시 한번 살펴보시고 종합적으로 이해하시면 됩니다.

첫번째 시간에는 Power Automate 에 대한 기본 소개와 Power Automate 를 통해 어떤 업무를 자동화 할 수 있는지 알아봅니다.

Power Automate 는 Office 365 서비스의 여러 작업을 자동화하는 온라인 워크플로서비스입니다. 예를 들어 협력 업체로 받은 메일의 첨부 파일을 우리 팀의 업무 공간(Teams) 이나 나의 OneDrive 에 자동 저장하도록 만들 수 있고 일정에 따라 메일을 자동 발송할 수 도 있고 고객 요청 사항을 자동으로 엑셀에 등록하고 관련 담당자에게 메일을 발송하거나 팀즈에 게시할 수 있습니다.  

Power Automate란?

Power Automate 를 사용하게 되면 Office 365를 포함하여 340개가 넘는 다양한 서비스와 연계할 수 있으며, SharePoint 및 Microsoft SQL Server와 같은 클라우드 또는 온-프레미스 원본에서 데이터를 관리할 수 있습니다. Power Automate에서 사용할 수 있는 애플리케이션 목록은 지속적으로 증가하고 있습니다. 

Power Automate를 사용하여 자주 사용하는 애플리케이션 및 서비스 간의 워크플로를 자동화하고, 파일을 동기화하고, 알림을 수신하고, 데이터를 수집할 수 있습니다. 예를 들어 다음과 같은 작업을 자동화할 수 있습니다.

• 우선 순위가 높은 알림 또는 이메일에 즉시 응답
• 새 판매 잠재 고객 캡처, 추적 및 팔로우
• 모든 이메일 첨부 파일을 OneDrive 또는 Teams 에 복사
• 비즈니스에 대한 데이터 수집 및 팀과 해당 정보 공유
• 승인 워크플로 자동화

Power Automate의 일반적인 용도는 알림을 수신하는 것입니다. 예를 들어 팀장 또는 임원, 고객사나 협력업체로부터 업무 메일을 받을 때마다 휴대폰에서 푸시 알림을 즉시 수신할 수 있습니다. (보통 이메일을 통해 알람을 수신 받지만 이메일을 알람을 끄는 경우에 유용합니다)

Power Automate로 무엇을 할 수 있나요?

Power Automate를 사용하여 파일을 복사할 수도 있습니다. 예를 들어 OneDrive 에 추가된 모든 파일을 팀이 공동의 업무 공간에 Teams (또는 SharePoint Online) 에 자동으로 복사되도록 할 수 있습니다.

또한 SharePoint 목록을 활용해서 작업 문서의 등록 같은 작업에 대한 승인 작업도 자동화할 수 있습니다.

보다 자세한 내용은 템플릿 목록을 찾아보세요. 템플릿을 사용하면 몇 가지 구성을 변경하여 흐름을 빌드할 수 있습니다. 예를 들어 템플릿을 사용하면 일기 예보를 보내거나, 주기적으로 미리 알림을 보내거나, 팀장이 메일을 보낼 때마다 휴대폰 알림을 보내는 흐름을 쉽게 빌드할 수 있습니다.

어디서 흐름을 만들고 관리할 수 있나요?

휴대폰에서 Power Automate 모바일 앱을 다운로드하는 경우 흐름을 만들고 브라우저에서 관리 작업을 수행할 수 있습니다. 다음은 모바일 앱으로 수행할 수 있는 작업입니다.

• 어디서나 흐름 켜기 또는 끄기
• 흐름이 실패한 경우 확인
• 자세한 실행 기록 보고서 검토
• 알림 종류별 실행 보기 및 필터링

Power Automate 둘러보기

Power Automate 로 이동하여 살펴보겠습니다. 우선 portal.office.com 에 접속하면 Power Automate 아이콘이 보이고 클릭하여 이동합니다. 

아래 웹페이지가 Power Automate 페이지입니다. https://us.flow.microsoft.com/ko-kr 로 직접 접속이 가능합니다. 

Power Automate 페이지의 왼쪽 메뉴가 표시됩니다.

• 작업 항목에서 승인 및 비즈니스 프로세스 흐름을 관리할 수 있습니다.
• 내 흐름에는 내가 작성한 흐름을 살펴볼 수  있습니다.
• 만들기에서는 새로운 흐름을 시작할 수 있습니다.
• 템플릿에서는 가장 인기 있는 템플릿을 살펴볼 수 있습니다. 여기서 시도해 볼 만한 흐름 관련 좋은 아이디어를 얻을 수 있습니다.
• 커넥터에서는 한 서비스를 다른 서비스에 연결할 수 있습니다.
• 데이터에서는 엔터티, 연결, 사용자 지정 커넥터 및 게이트웨이에 액세스할 수 있습니다.
• AI Builder에서는 인공지능(AI)를 활용한 비즈니스를 자동화하고 결과를 예측하는 업무 흐름을 만들 수 있습니다.  
• 솔루션에서는 솔루션을 관리할 수 있습니다.
• 알아보기에서는 Power Automate를 신속하게 이해할 수 있는 정보를 찾을 수 있습니다.

지금은 ? 메뉴를 집중적으로 살펴보겠습니다. 이 메뉴는 로그인 옆에 있고 다음과 같은 옵션을 제공합니다.

• 설명서에서는 고급 토픽을 볼 수 있습니다. 기능 또는 함수를 깊이 이해하려는 경우 파악하기 위해 여기에서 자세히 알아볼 수 있습니다.
• 유용한 정보에서는 Power Automate 학습을 제공합니다. Power Automate 소개부터 복잡한 시나리오 그리고 관리방법까지 모듈별로 제공합니다. 
• 지원은 도움을 얻기 위해 방문할 수 있는 곳입니다.
• 로드맵에서 다음 제품 업데이트에서 수행할 작업을 바로 확인할 수 있습니다.
• 커뮤니티에서는 Power Automate 사용자들이 토론하고사용법을 공유하는 공간입니다.
• 피드백 제공에서는 파워 사용자 커뮤니티 내에 있는 곳으로 Power Automate 아이디어에 대해 의견이나 질문을 보낼 수 있습니다.
• 블로그에서는 Power Automate 의 최신 개발 및 릴리스에 대한 최신 정보를 알아볼 수 있습니다.
• UI 흐름에서는 '20년에 업데이트된 UI 흐름 (RPA)을 설명하는 문서 목록으로 연결됩니다. 
• 가격 책정에서는 사용자 당 또는 흐름 단위 가격 정보를 제공합니다. 
• 모바일용 Power Automate 에서는 스마트폰에서 Power Automate 를 사용할 수 있는 AppStore, Google Play 주소를 연결해 줍니다. 
• 데이터 게이트웨이에서는 온-프레미스 데이터와 Power Automate 가 연동할 수 있도록 도와주는 게이트웨이에 대한설명을을 제공합니다.  

자~ 이제부터 Power Automate 에 대해 살펴보왔으니 내일은 실제로 첫번째 자동화 작업을 만들어 보겠습니다.