우선 구글 PlayStore 나 아이폰 AppStore에서 Power Automate 앱을 다운로드 받아 설치합니다.
앱을 설치하고 나서 로그인합니다.
로그인하고나서 먼저 살펴볼 곳은 하단의 활동을 클릭하면 피드가 보입니다. 피드를 통해서 흐름의 상태를 확인할 수 있습니다. 아래 보시면 오늘 "비즈니스용 OneDrive 에 Office 365 전자 메일 첨부 파일 저장"이 12번 정상적으로 작동되었다는 것을 확인할 수 있습니다.
PC 웹브라우저에서보는 것 만큼 상세하지는 않지만 좀 더 상세하게 확인할수 있으며 흐름의 성공과 실패를 빠르게 확인하기 좋습니다. 특히 실패한 경우에는 어느 단계에서 실패했는지 확인 할 수 있습니다.
단추 흐름 시작하기
오늘 살펴볼 것은 단추 흐름입니다. 예를 들어 팀장에게 오늘 연차 휴가 이메일을 전송하는 단추를 만들거나 팀즈 채널에 외근 중이라고 게시물을 작성하는 단추를 만들 수 있습니다. 직접 이메일이나 팀즈에 접속하지 않아도 단추를 눌러서 간단히 메일을 발송하거나 팀즈 게시물을 작성하는 것이 가능합니다.
단추 사용하는 방법은 우선 템플릿을 통해 간단히 살펴보기로 합시다.
1. 하단 메뉴의 찾아보기를 선택합니다.
2. 찾아보기에서 "10분 후에 나에게 미리 알림 보내기"를 입력하여 템플릿을 사용합니다. (사실 해당 템플릿은 맨 앞에 보여서 검색이 필요 없음)
3. 흐름 만들기에서 "이 템플릿 사용"을 클릭합니다.
4. "만들기"를 선택합니다.
5. 완료를 클릭하면 끝입니다.
6. 단추로 이동하면 "10분 후에 나에게 미리 알람 보내기" 단추가 생성되었습니다.
템플릿을 활용하면 쉽게 단추를 추가할 수 있습니다.
오늘은 단추를 활용하여 그동안 여러번 반복적으로 할 일을 간단하게 클릭하여 단순화 할 수 있다는 것을 살펴보왔습니다. 내일은 Power Automate 을 활용한 스트로지 간 파일 복사 자동화를 살펴보겠습니다.
지난번은 Power Automate 의 기본적인 소개와 어떤 업무를 할 수 있는지 살펴봤습니다. 오늘은 실제로 간단한 Power Automate 를 작성해보겠습니다.
첫번째 예제로 만드는 자동화는 이메일로 받는 첨부 파일을 OneDrive 특정 폴더에 저장하는 자동화입니다. 보통 이메일 받은 첨부 파일은 나중에 작성하거나 다른 이메일에 첨부하기 위해서 PC나 OneDrive 폴더에 저장하는 작업을 반복 하게 됩니다. 이런 번거로움을 줄이기 위해 모든 이메일 첨부 파일을 OneDrive 계정의 폴더에 자동 저장하여 업무 시간을 절약합니다.
첫번째 보이는 "비즈니스용 OneDrive에 Office 365 전자 메일 첨부 파일 저장"을 클릭합니다.
흐름 만들기
"비즈니스용 OneDrive에 Office 365 전자 메일 첨부 파일 저장"은 굉장이 많이 활용되는 템플릿 중 하나이며 여러분이 개발자처럼 코드를 직접 작성할 필요가 없습니다. 클릭하면 아래와 같이 그래픽으로 템플릿의 용도와 작동 방식이 설명되어 있고 각 어플리케이션의 권한을 다시 한번 체크하게 됩니다. 정상적으로 권한이 갖고 있다면 흐름 만들기를 클릭하면 됩니다.
이제 다음 페이지에서 흐름 만들기를 하고 나면 아래와 같이 자동으로 흐름이 만들어 졌습니다. 설명을 읽어 보면 Office 365 받은 편지함으로 전송된 모든 첨부 파일은 Flow 의 전자 메일 첨부 파일이라는 폴더로 저장됩니다. 라는 내용을 확인할 수 있습니다.
상단바의 편집을 클릭하여 흐름에 대하여 좀 더 자세하게 살펴볼 수 있습니다.
아래 그럼처럼 Outlook 에서 새로운 메일을 받으면 메일의 각 첨부 파일(Attachment) 에 대해 적용이 진행된다는 것을 보실 수 있습니다.
이제 실제 메일을 보내어서 정상적으로 작동되는 지 살펴봅시다. 본인이 본인 자신에게 메일을 보내거나 또는 옆 동료에게 첨부 파일을 포함해서 메일을 보내달라고 해주세요~ 메일을 보내고 났으면 왼쪽 메뉴의 내흐름을 클릭하시고 오늘 만든 비즈니스용 OneDrive에 Office 365 전자 메일 첨부.. .. 을 클릭해보세요
하단의 실행 기록을 살펴보시면 성공이 보이시나요? 그러면 정상적으로 자동화가 작동된 것입니다.
그럼 OneDrive 파일에 어디에 저장되어 있을까요? OneDrive 에 가보면 "Email attachments from Flow" 라는 폴더가 생성되었고 해당폴더를 클릭하면 이메일 첨부 파일이 보입니다.
이제 첫번째 자동화를 완성했습니다. 여기서 간단히 Power Automate 의 중요 개념을 확인해볼께요.
Power Automate의 중요 개념
자동화를 작성할 때 아래 내용을 기억하세요
모든 흐름에는 "트리거"와 하나 이상의 "작업"이라는 두 개의 부분이 있습니다.
트리거는 자동화의 시작 작업을 생각하시면 됩니다. 아까 만들었든 자동화에서는 받은 편지함의 첨부파일이 있는 것이 트리거로 작동한 것입니다.
작업은 트리거가 시작하고 나서 이후 발생하는 동작업니다. 아까 만들었던 자동화에서는 OneDrive에 새파일을 만드는 작업이 수행되었습니다. 작업 방식은 여러분의 필요에 따라 메일을 보낼 수 있고 엑셀에 기록도 할 수 있습니다.
오늘은 Power Automate 의 템플릿을 활용해서 간단히 자동화를 만들었습니다. 다음 시간에는 Power Automate 의 스마트폰에서 Power Automate 를 살펴보겠습니다.
본 블로그는 Power Automate 를 처음 만나는 사용자를 위해 작성하였습니다. 이미 Power Automate 를 잘 알고 계시다면 개념을 다시 한번 살펴보시고 종합적으로 이해하시면 됩니다.
첫번째 시간에는 Power Automate 에 대한 기본 소개와 Power Automate 를 통해 어떤 업무를 자동화 할 수 있는지 알아봅니다.
Power Automate 는 Office 365 서비스의 여러 작업을 자동화하는 온라인 워크플로서비스입니다. 예를 들어 협력 업체로 받은 메일의 첨부 파일을 우리 팀의 업무 공간(Teams) 이나 나의 OneDrive 에 자동 저장하도록 만들 수 있고 일정에 따라 메일을 자동 발송할 수 도 있고 고객 요청 사항을 자동으로 엑셀에 등록하고 관련 담당자에게 메일을 발송하거나 팀즈에 게시할 수 있습니다.
Power Automate란?
Power Automate 를 사용하게 되면 Office 365를 포함하여 340개가 넘는 다양한 서비스와 연계할 수 있으며, SharePoint 및 Microsoft SQL Server와 같은 클라우드 또는 온-프레미스 원본에서 데이터를 관리할 수 있습니다. Power Automate에서 사용할 수 있는 애플리케이션 목록은 지속적으로 증가하고 있습니다.
Power Automate를 사용하여 자주 사용하는 애플리케이션 및 서비스 간의 워크플로를 자동화하고, 파일을 동기화하고, 알림을 수신하고, 데이터를 수집할 수 있습니다. 예를 들어 다음과 같은 작업을 자동화할 수 있습니다.
우선 순위가 높은 알림 또는 이메일에 즉시 응답
새 판매 잠재 고객 캡처, 추적 및 팔로우
모든 이메일 첨부 파일을 OneDrive 또는 Teams 에 복사
비즈니스에 대한 데이터 수집 및 팀과 해당 정보 공유
승인 워크플로 자동화
Power Automate의 일반적인 용도는 알림을 수신하는 것입니다. 예를 들어 팀장 또는 임원, 고객사나 협력업체로부터 업무 메일을 받을 때마다 휴대폰에서 푸시 알림을 즉시 수신할 수 있습니다. (보통 이메일을 통해 알람을 수신 받지만 이메일을 알람을 끄는 경우에 유용합니다)
Power Automate로 무엇을 할 수 있나요?
Power Automate를 사용하여 파일을 복사할 수도 있습니다. 예를 들어 OneDrive 에 추가된 모든 파일을 팀이 공동의 업무 공간에 Teams (또는 SharePoint Online) 에 자동으로 복사되도록 할 수 있습니다.
또한 SharePoint 목록을 활용해서 작업 문서의 등록 같은 작업에 대한 승인 작업도 자동화할 수 있습니다.
보다 자세한 내용은 템플릿 목록을 찾아보세요. 템플릿을 사용하면 몇 가지 구성을 변경하여 흐름을 빌드할 수 있습니다. 예를 들어 템플릿을 사용하면 일기 예보를 보내거나, 주기적으로 미리 알림을 보내거나, 팀장이 메일을 보낼 때마다 휴대폰 알림을 보내는 흐름을 쉽게 빌드할 수 있습니다.
어디서 흐름을 만들고 관리할 수 있나요?
휴대폰에서 Power Automate 모바일 앱을 다운로드하는 경우 흐름을 만들고 브라우저에서 관리 작업을 수행할 수 있습니다. 다음은 모바일 앱으로 수행할 수 있는 작업입니다.
어디서나 흐름 켜기 또는 끄기
흐름이 실패한 경우 확인
자세한 실행 기록 보고서 검토
알림 종류별 실행 보기 및 필터링
Power Automate 둘러보기
Power Automate 로 이동하여 살펴보겠습니다. 우선 portal.office.com 에 접속하면 Power Automate 아이콘이 보이고 클릭하여 이동합니다.
