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안녕하세요. 예리아빠입니다. 

매일이나 매주 또는 월간 단위 반복적 업무를 하지 않으시나요? 예를 들면, 저는 매주 화요일 TF 팀원분들에게 주간회의 업데이트 안내 메일을 보냅니다. 보통 아웃룩 일정에 등록하고 때가 되면 메일을 보내기는 하는데, 가끔 회의 중으로 바쁘거나 연차인 경우에는 깜빡 깜빡 하더라구요~ 

그래서 오늘은 Power Automate 를 활용하여 반복 메일 보내는 방법을 살펴보겠습니다. 

예약된 흐름 만들기

1. Power Automate 에 접속합니다.

2. 왼쪽 메뉴의 +만들기를 클릭하고 예약된 흐름을 클릭합니다. 

3. 예약된 흐름 빌드가 나타나고 여기에 흐름 이름, 흐름을 시작하는 실행 시간, 반복 기간, 요일을 선택하고 만들기를 클릭합니다. 여기에서는 흐름 이름을 주간회의 작성 요청 메일이라고 작성하고 시작은 6월 16일 오전 10시, 매주, 화요일로 설정했습니다. 

4. 흐름 편집화면에서 새단계를 클릭하여 작업 선택에서 Office 365 Outlook 을 선택합니다. 여기에서 살펴보면 메일 발송 뿐만 아니라 Microsof Teams 를 통해 채널 메세지 게시도 가능합니다. 

5. 우리는 메일을 보낼 것이므로 전자 메일 보내기(V2)를 클릭합니다. 

6. 메일 보내기 흐름에서 받는 사람에 부서명을 작성해주시거나 또는 이름을 추가하셔도 됩니다. 제목과 본문을 작성해주시고 저장하면 됩니다. (저는 받는 사람에 [Teams] DHI O365 TFT 라고 작성했습니다)

어떠세요? 쉽지 않나요? 이제 반복적으로 메일 보내거나 채널에 동일한 게시글을 올리신다면 이번 반복 흐름을 만들어서 미리 만들어 놓을 수 있습니다.  

안녕하세요. 

어제 협력업체에서 제 OneDrive 로 파일을 업로드하고 업로드한 파일은 제가 속한 팀즈의 특정 폴더로 자동으로 복사하는 흐름을 만들었습니다. 협력업체가 파일을 업로드하고 나서 저에게 메일로 알려주면 좋지만 때때로 지나치기도 하죠~ 이럴때 저에게 푸쉬알람이 오면 좋겠죠? 

오늘은 푸쉬 알람 설정을 살펴보겠습니다. 이건 스마트폰에 푸쉬 알람이 오는 것이므로 언제든지 확인할 수 있습니다. 자~ 이제 만들어볼까요~

푸쉬 알림 흐름 만들기

어제 만든 흐름에 들어가서 + 새 단계를 클릭합니다. 

작업 선택 창이 나오고 Notification 을 클릭합니다. 

두가지 선택 옵션이 나오는데 오늘은 Send me an mobile notification을 클릭합니다. 

다음은 푸쉬알람 메세지를 표시하는 부분입니다. 저는 Name 을 선택하고  Text 칸에 팀즈 산출물 폴더에 'Name' 가 추가 되었습니다. 라고 작성하였습니다. 

저장하면 끝입니다. 간단하죠~ 이제 실제로 OneDrive 폴더에 파일을 업로드하고 테스트해보시죠~ 

OneDrive 에 파일이 업로드 되면 스마트폰에 아래와 같이 알람이 뜹니다. 

그리고 푸쉬 알람을 클릭하면 아래 처럼 피드에 파일이 추가되었다는게 보입니다. 

오늘은 푸쉬 알람을 설정해봤습니다. 내일은 반복 메일을 보내는 방법을 살펴보겠습니다. 

안녕하세요. 예리아빠입니다. 

많은 직원분들이 스토리지 저장소 간에 파일 복사하는 작업을 수행합니다. 예를 들면, 협력 업체에서 산출물을 제 OneDrive 에 저장하면 저는 그 파일을 저희 팀 팀즈의 산출물 폴더로 복사하는 작업입니다. 매번 협력업체가 파일 업로드했다고 연락하면 단순 반복 업무를 수행하고 있는데, 이러한 반복작업을 Power Automate 를 사용하면 자동으로 수행됩니다. 

오늘 학습할 부분은 OneDrive 파일을 Teams 로 복사하는 것입니다. 우선 이 작업을 하려면 OneDrive와 Teams (SharePoint online)에 모두 접속 권한이 있어야 합니다. 

* 참고사항
SharePoint Online은 Teams 의 문서 저장소 역할을 하는 부분입니다.  Teams의 파일탭에서 "SharePoint Online에서 열기"를 클릭하면 SharePoint Online 웹페이지가 보입니다. 

파일을 복사하는 흐름 만들기

1. Power Automate 에 로그인하고 + 만들기를 누르고 자동화된 흐름을 클릭합니다. 

2. OneDrive 에 파일이 만들어지는 경우이므로 "파일이 만들어진 경우 비즈니스용 OneDrive" 를 클릭하고 만들기를 클릭합니다. 

3. 파일이 만들어지 경우에서 폴더를 클릭하여 내 OneDrive 의 특정 폴더(여기서는 협력업체 산출물)를 크릭합니다.  

4. 새 단계를 클릭하여 SharePoint 를 선택합니다. 

5. SharePoint 를 선택하면 여러가지 동작이 표시되는데, OneDrive 파일이 SharePoint 파일이 만들어지는 것이므로 파일 만들기를 선택하면 됩니다. 

6. 다음은 파일 만들어지는 SharePoint Online을 선택해야 합니다. 저는 [Teams] DHI O365 TFT 를 선택하였고 

그리고 아래 보시는 것 처럼 Shared Dcoument 밑에 사용자 변화관리 폴더 그리고 산출물 폴더를 지정하면 됩니다. (팀즈의 채널이 생성되면 동일한 명칭의 폴더가 만들어지는 데, 그 폴더들은 Shared Document 에 있습니다)

이제 파일 이름을 만들어야 하는데 이것은 OneDrive 파일 이름과 동일하므로 파일 이름을 클릭합니다. 그리고 파일 콘텐츠 필드도 동일한 파일 콘텐츠를 클릭하면 됩니다.  

자 이렇게 하면 협럭업체 산출물 폴더에 신규 파일이 추가되면 해당 파일이 내 Teams 에도 동일하게 복사됩니다.  오늘은 여기까지 살펴봤습니다.